Kan ik de aanvraag wijzigen, nadat deze is gepubliceerd?

Hoe nodig ik een andere contactpersoon uit van een leverancier?

Waar zie ik alle aanvragen van een bepaald project?

Wordt een bericht BCC verstuurd?
Ik heb een leverancier uitgenodigd en zie alleen zijn e-mailadres staan, gaat het goed?

Hoe voeg ik een collega toe aan een werkgroep?

Hoe kan ik de sluitingsdatum van een aanvraag aanpassen?

Hoe voeg ik een bijlage toe aan alle aanvragen binnen een project?

Kan ik de aanvraag wijzigen, nadat deze is gepubliceerd?

Of de inhoud van een aanvraag gewijzigd kan worden, nadat deze is gepubliceerd, is afhankelijk van de gekozen regelset. Als het mogelijk is om de aanvraag te wijzigen, let er dan wel op dat de aanpassingen direct zichtbaar zijn voor aanbieders en dat het voor aanbieders niet direct duidelijk hoeft te zijn wat er gewijzigd is. Stuur een bericht aan de aanbieders om duidelijk te maken dat er wijzigingen hebben plaatsgevonden in de aanvraag, met mogelijk een nadere duiding van de wijzigingen.


Hoe nodig ik een andere contactpersoon uit van een leverancier?

 

  1. Ga naar het menu 'Beheer' van de aanvraag waarvoor je een ander contactpersoon van de leverancier wilt uitnodigen.
  2. Klik in de sectie Leveranciers op 'Verwijder' in de regel waarin de naam van de Organisatie staat, waarvan je een andere contactpersoon wilt uitnodigen.
  3. Voeg de nieuwe contactpersoon toe.

 

Het is alleen mogelijk een Organisatie te verwijderen als de status Toegevoegd of Uitgenodigd is.

Waar zie ik alle aanvragen van een bepaald project?

De aanvragen die behoren tot een bepaald project zijn zichtbaar in het menu Werkblad van dat project. De handigste manier om daar te komen is via Zoeken:

 

  1. Klik in de sidebar op het Zoek-icoon. 
  2. Voer (een deel van) de naam van het project in.
  3. Druk op Enter of klik op de pijl. Het resultaat van de zoekopdracht wordt zichtbaar in de tab Zoekopdracht van het menu Overzicht.
  4. Klik op de naam van het project dat je zoekt.
  5. Klik op het menu Werkblad. In de sectie Aanvragen is te zien welke aanvragen tot dit project behoren.

Wordt een bericht BCC verstuurd?

Alle berichten worden blind-copy (zogenoemd BCC) verstuurd. Ontvangers zien niet van elkaar aan wie het bericht nog meer is verstuurd. 


Ik heb een leverancier uitgenodigd en ik zie alleen zijn e-mailadres staan, gaat het goed?

Als er alleen een e-mailadres zichtbaar is nadat een leverancier is uitgenodigd, dan betekent dat dat deze gebruiker nog niet geregistreerd is op het platform van Commerce-hub. Na registratie zal de naam van de leverancier en het contactpersoon zichtbaar worden. 


Hoe voeg ik een collega toe aan de werkgroep?

Een collega wordt als volgt aan de werkgroep toegevoegd:

 

  1. Ga naar het menu 'Werkblad' van het project.
  2. Klik op 'Werkgroep'.
  3. Kies 'Voeg lid toe'.
  4. Selecteer het contact.
In het help-onderwerp Contacten selecteren vind je meer informatie over het selecteren van contacten.

 

  1. Klik op 'Voeg toe'.

Hoe kan ik de sluitingsdatum van een aanvraag aanpassen? 

  1. Ga naar het menu 'Control Center' van de aanvraag.
  2. Klik op 'Bewerk'.
  3. Kies 'Bewerk'.
  4. Pas de sluitingsdatum aan in de sectie Workflow.
  5. Klik op 'Bewaar'.


Hoe voeg ik een bijlage toe aan alle aanvragen binnen een project?

Het menu documenten biedt de mogelijkheid om bijlagen toe te voegen aan het project. Documenten kunnen zichtbaar worden gemaakt aan het projectteam of aan de aanbieders. Dit gebeurt door het plaatsen van een document in een dossier:

 

Dossier intern

Documenten die worden opgeslagen in het dossier Intern zijn alleen voor leden van het projectteam zichtbaar en niet voor aanbieders. Documenten kunnen bijvoorbeeld zijn: een plan van aanpak, gespreksnotulen, kick-off documentatie of een planning.

 

Dossier extern (leveranciers)

Documenten die worden opgeslagen in het dossier Extern (leveranciers) worden zichtbaar voor alle aanbieders die zijn toegevoegd aan alle aanvragen binnen het betreffende project. Deze manier van toevoegen van documenten kan gebruikt worden als een project bestaat uit meerdere aanvragen en het document moet worden toegevoegd aan al die aanvragen.

 

Het document wordt voor leveranciers zichtbaar in het tabblad Bijlagen. Als je leveranciers op de hoogte wilt stellen van het toevoegen van dit document dan moet je een bericht sturen.